L’un des plus grands obstacles à la prospection téléphonique est sans aucun doute… le barrage téléphonique !
C'est ce gardien qui se tient entre le commercial et son prospect, l'empêchant de parler directement à son précieux contact.
Les secrétaires et standards font souvent si bien leur travail, qu’arriver à passer outre est l'un des défis les plus courants dans le domaine de la vente B2B.
Alors, comment surmonter cet obstacle ?
Bien qu'il n'y ait pas de formule magique, il existe plusieurs stratégies à essayer pour améliorer votre taux de réussite.
Pour vous aider à contourner les barrages standard du mieux possible, nous abordons dans cet article :
- Qu'est-ce qu'un barrage téléphonique en prospection B2B ?
- 11 scénarios pour vous aider à passer les barrages secrétaire
- Des exemples de scripts concrets pour répondre aux secrétaires et standardistes
Commençons par bien comprendre ce qu’est un “barrage” dans la prospection commerciale B2B. 👇
Qu'est-ce qu'un barrage téléphonique en prospection ?
Un barrage téléphonique (aussi appelé barrage standard ou barrage secrétaire) est une personne qui répond aux appels téléphoniques pour une entreprise ou un décideur.
Ces interlocuteurs sont généralement le premier point de contact pour les entreprises et comprennent les standardistes et réceptionnistes, les assistants personnels et les secrétaires.
Les exemples de barrages peuvent ressembler à :
"(Nom) est actuellement en réunion, puis-je lui demander de vous rappeler ?",
"(Nom) ne peut pas prendre votre appel pour le moment, pourriez-vous lui envoyer les détails par e-mail ?",
ou "(Nom) n'est pas intéressé par (service/produit) pour le moment".
Quels sont les autres types de barrages téléphoniques ?
Les barrages téléphoniques peuvent prendre plusieurs formes et ne se limitent pas au standard téléphonique.
Voici d’autres exemples de barrages en prospection téléphonique :
- Le filtrage des appels : les clients potentiels utilisent des dispositifs pour identifier les numéros et choisir s’ils souhaitent répondre ou non.
- Les répondeurs : les prospects ne sont pas disponibles ou décident d’ignorer les appels, qui aboutissent sur le répondeur, ce qui rend difficile l’établissement d’un contact direct.
- Les assistants virtuels : certaines entreprises utilisent des systèmes automatisés pour gérer les appels entrants, qui compliquent la communication avec un être humain.
Mais concentrons-nous sur les barrages “humains”, et comment les contourner.
11 astuces pour franchir les barrages téléphoniques en prospection
Lorsque des standardistes, assistants ou secrétaires sont impliqués, vous devez d'abord les convaincre que votre appel est important pour leur entreprise.
Ne vous laissez pas intimider.
Parfois, il ne s'agit pas simplement de passer outre le barrage, mais de faire une première impression suffisamment bonne pour que votre interlocuteur devienne votre allié.
Comment y parvenir et répondre aux objections de vente ?
Voici 11 stratégies simples et pratiques pour réussir :
1. Appelez votre prospect sur son numéro de téléphone portable
Le moyen le plus simple et le plus efficace de contourner le "gatekeeper" est de contacter directement votre prospect sur son mobile.
C'est bien plus efficace que de composer sa ligne directe.
Les numéros directs, ou lignes directes, sont des numéros attribués à une personne dans une entreprise. Mais le téléphone peut être décroché par un assistant ou ne pas être décroché du tout si votre prospect n’est pas à son bureau, en déplacement ou en télétravail.
Les numéros de portable sont si importants en prospection que Cognism propose la plus grande base de données de numéros mobiles en Europe et aux Etats-Unis, y compris des numéros de portable vérifiés par téléphone, appelés Diamond Data®.
Les numéros Diamond Data® sont extrêmement fiables, car notre équipe appelle les numéros pour les vérifier. Ainsi, lorsque vous contactez vos prospects, vous pouvez être sûr que c’est la bonne personne, et non à un intermédiaire, qui décroche le téléphone.
Voici ce que nos clients pensent de Diamond Data® :
2. Faites vos recherches
Si vous devez faire face au barrage standard, préparez votre appel à froid en prenant en compte votre prospect et son assistant(e).
Cela requiert un peu plus de travail, mais ça en vaut la peine !
Tout comme vous le feriez pour votre prospect, l’idée est de mentionner un détail personnel afin de montrer votre intérêt pour la personne et d’établir une connexion.
Attention, vous ne voulez pas pour autant l’effrayer. Ne dressez pas la liste de son profil LinkedIn et de toutes les informations que vous avez trouvées en ligne
Il vous suffit d’adapter votre discours aux intérêts de votre interlocuteur et de partager vos connaissances sur des sujets communs afin d'asseoir votre crédibilité et de montrer que vous êtes attentif.
3. Quoi qu'il arrive, restez poli !
À l’image du démarchage téléphonique, le travail du standardiste implique de parler à des inconnus - qui ne sont pas toujours polis.
Engagez la conversation en vous montrant amical. Vous augmenterez considérablement vos chances de parler à votre prospect et d'obtenir un rendez-vous.
Si votre interlocuteur se montre ferme et refuse de transférer votre appel, restez calme et cordial et laissez une bonne impression. Vous pourriez être amené à le rappeler plus tard.
4. Faites preuve de respect
Outre la politesse, il convient de traiter les personnes au standard avec respect. Elles font partie intégrante de l'entreprise B2B que vous appelez et ils ont souvent un lien avec votre prospect.
Pour les convaincre, montrez-leur que vous accordez de l'importance à leur temps et que vous appréciez leur aide. En fin de compte, une attitude aimable et amicale vous permettra d'aller beaucoup plus loin que d'exiger simplement de parler à leur patron.
5. Ne vendez pas votre produit
Si le fait d'être aimable et poli peut vous permettre d'établir des relations avec les personnes qui répondent au téléphone, ce n'est pas à elles qu'il faut présenter votre argumentaire.
Il se peut qu'elles apprécient ce que vous vendez et qu'elles puissent en glisser un mot à votre prospect, mais elles ne seront pas impliquées dans le processus de vente ou dans la décision d'achat.
De plus, elles n'auront pas les mêmes points de douleur que le décideur dans l'entreprise et risquent de ne pas voir la pleine dimension de votre produit ou de votre service.
Concentrez-vous sur votre objectif : obtenir un contact direct avec votre prospect.
6. Restez calme
Il peut être frustrant d'essayer de franchir les barrages.
Quoi qu'il en soit, ne perdez pas votre sang-froid.
N'oubliez pas que ces personnes font simplement leur travail et qu'aucune frustration ou colère ne vous permettra de franchir l'obstacle et d'être transféré à votre prospect.
Au contraire, si vous vous emportez, les assistants ne voudront plus vous aider à l'avenir et vous ne réussirez qu'à ruiner votre réputation.
7. Faites preuve d'assurance
La confiance en soi est essentielle, surtout dans la prospection B2B.
Si vous avez l’air anxieux ou stressé, les secrétaires seront peu enclins à vous passer leurs patrons et trouveront des objections ou des excuses pour leur éviter une conversation gênante.
Si vous expliquez avec assurance la pertinence de votre appel, vous aurez plus de chances d'être transféré.
Gardez une voix posée, prenez un ton chaleureux et parlez lentement et avec autorité pour avoir plus de chance de les convaincre.
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8. Soyez simple, clair et honnête
Parfois, il est préférable d'éviter le discours commercial et de dire tout simplement à votre interlocuteur pourquoi vous appelez.
Cela ne fonctionnera pas toujours, mais si vous présentez votre introduction de manière simple et claire, ou, en fonction de votre personnalité, sur un ton humoristique, il sera peut-être enclin à vous laisser passer.
Une autre option consiste à envoyer un email de prospection à votre prospect pour vous présenter. Ensuite, lorsque vous appelez, vous pouvez passer le barrage téléphonique en expliquant que vous faites le suivi d'un email que vous avez envoyé précédemment.
9. Appelez votre prospect par son prénom
L'utilisation du prénom d'un prospect est une excellente méthode lorsque vous faites du cold calling, et il en va de même lorsque vous vous adressez au standard.
L'utilisation du prénom d'une personne permet d'instaurer la confiance. Si vous demandez à parler à votre prospect en l’appelant par son prénom, vous passerez pour quelqu'un qui lui a déjà parlé et vous aurez plus de chance de franchir le barrage téléphonique.
💡Est-il professionnel de s’adresser à un prospect par son prénom ? Si vous hésitez, étudiez le profil de votre lead sur les réseaux sociaux ou toute autre source pertinente en ligne. Observez le ton de ses posts LinkedIn et comment il ou elle s’adresse aux autres utilisateurs. La formalité peut également dépendre du secteur, du poste et de l’ancienneté de votre client potentiel.
10. Montrez-vous compréhensif
De la même manière que vous vous adressez à vos prospects, faire preuve d'empathie et de compréhension à l'égard des assistants personnels est essentiel
En faisant preuve d'empathie à leurs égards, vous pouvez les encourager à s'ouvrir à vous. Cela vous permet non seulement d'établir une relation avec eux, mais aussi d'obtenir des informations qui pourront se révéler intéressantes plus tard lors du processus de vente.
11. Essayez d'appeler à un autre moment
Lorsque l’on prend en compte les meilleurs moments pour effectuer des appels de démarchage, il y a de fortes chances que plusieurs SDR appellent à peu près au même moment.
Cela peut agacer les personnes répondant au standard téléphonique de votre entreprise cible.
Pour contourner ce problème, essayez d'appeler votre prospect au début ou à la fin des heures de travail classiques.
Les cadres ont tendance à arriver plus tôt que les autres employés ou à rester plus tard. Ainsi, non seulement vous éviterez le barrage téléphonique, mais vous serez en mesure d’avoir une conversation avec votre prospect à un moment où il est plus détendu.
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Exemples de scripts pour contourner le barrage secrétaire
Passons maintenant à la question cruciale :
Quel est le meilleur script téléphonique pour passer le barrage téléphonique ?
En fonction de vos recherches, vous pouvez opter pour un discours improvisé afin de convaincre votre interlocuteur de vous laisser parler au décideur, ou suivre un scénario qui s'est avéré efficace auparavant pour franchir un barrage téléphonique.
Pour vous aider à y parvenir, voici nos meilleurs exemples de scripts qui vous permettront de dépasser le barrage standard :
Exemple de script pour franchir un barrage téléphonique 1 : Demandez l’avis du standard
Un bon moyen de contourner les gardiens est de leur demander leur avis. Attention cependant à ne pas partir dans un pitch de vente. Votre objectif est avant tout d’expliquer la raison de votre appel afin de parler directement à votre prospect !
“Bonjour (nom). Je suis (nom) de (nom de l'entreprise). J'aimerais m'entretenir avec (nom du prospect) au sujet de (offre), mais je voulais d'abord avoir votre avis car je ne suis pas sûr que cela convienne à votre équipe. Pourriez-vous m'accorder 5 minutes ? Je sais que votre temps est précieux. Promis, ça ne prendra pas plus de 5 minutes.”
Voici un autre exemple :
“Bonjour (nom). Je suis (nom) de (nom de l'entreprise). Je sais que vous et (nom du prospect) êtes actuellement préoccupés par (solution au problème). J'espérais pouvoir lui parler d'une solution qui, à mon avis, pourrait l'aider. Pensez-vous qu'il/elle serait intéressé(e) ?”
Exemple de script pour franchir un barrage téléphonique 2 : Ajoutez une touche personnelle
Cette astuce est audacieuse, mais peut se révéler efficace !
Si vous avez bien fait vos recherches, vous pouvez faire croire que vous connaissez déjà le ou la standardiste. Il se peut que la personne comprenne directement votre manège… ou qu'il soit trop poli pour dire qu'elle ne se souvient pas de qui vous êtes ! Si c’est le cas, vous avez de grandes chances d'atteindre le décideur.
“Bonjour (nom). Ici (nom) de (nom de l'entreprise). Comment s'est passé le match de foot de votre fils ? Je me souviens que vous en avez parlé la dernière fois que je suis passé au bureau pour voir (nom du prospect)".
"Je suis ravi que cela se soit bien passé ! J'espère qu'il continuera à gagner ! Pourriez-vous me passer (nom du prospect) s'il vous plaît ? J'ai quelque chose à lui présenter.”
Exemple de script pour franchir un barrage téléphonique 3 : Soyez honnête
Cependant, la capacité à déceler immédiatement les mensonges des prospecteurs téléphoniques est une compétence bien aiguisée chez la plupart des secrétaires.
Il est donc parfois préférable d'être honnête sur la raison de votre appel :
“Bonjour (nom). Je suis (nom) et j'appelle de (nom de l'entreprise). Pourriez-vous m'aider ? J'ai une proposition à vous soumettre, mais je ne sais pas quelle est la meilleure personne à qui m'adresser.”
Exemple de script pour franchir un barrage téléphonique 4 : Demandez directement un RDV
Vous pouvez directement demander aux assistants quel est le meilleur moment pour organiser un rendez-vous avec votre prospect.
De cette façon, vous reconnaissez qu'ils sont occupés et vous soulignez votre volonté de passer à la prochaine étape selon leurs conditions.
“Bonjour (nom). C'est (nom) de (nom de l'entreprise). Je sais que (nom du prospect) a été très occupé ces derniers temps, mais pourriez-vous m'aider à réserver un moment pour discuter avec lui/elle ? Cela ne devrait pas prendre plus de 30 minutes.”
Exemple de script pour franchir un barrage téléphonique 5 : Demandez poliment
La politesse est un atout majeur lorsque vous essayez de dépasser les barrages téléphoniques lors d'un appel de démarchage :
“Bonjour (nom), merci beaucoup d'avoir pris mon appel. Je cherche à joindre (nom du prospect), j'ai cru comprendre qu'il s'occupait de (fonction). Pourriez-vous m'orienter ?”
Exemple de script pour franchir un barrage téléphonique 6 : Proposez un appel en alternative à un email
Les emails B2B se perdent dans les boîtes de réception encombrées.
En expliquant à l’assistant que vous avez des informations pertinentes à communiquer avec son patron et que vous avez peur qu’elles se perdent dans ses emails, vous aurez peut-être une chance de passer le barrage :
“Bonjour (nom), comment allez-vous ?"
Assistant : "Bien, merci et vous ?"
"Super, merci. Je suis (nom) de (nom de l'entreprise). Pourriez-vous me passer (nom du prospect) s'il vous plaît ?"
Assistant : "De quoi s'agit-il ?"
"J'ai quelques informations pour lui/elle concernant (fonction). J'allais lui envoyer par e-mail, mais j'ai pensé qu'il valait mieux l’appeler et prendre quelques instants pour lui expliquer les points importants.”
Exemple de script pour franchir un barrage téléphonique 7 : Contourner le sujet
Comment atteindre le décideur d'une entreprise lorsque les personnes chargées de faire barrage sont particulièrement compétentes ? Trouvez une solution de contournement. Parfois, il vaut mieux donner moins d'informations :
“Bonjour (nom). Pourriez-vous me passer (nom du prospect) s'il vous plaît ?"
Gardien : "Connaît-il/elle la raison de votre appel ?"
"Pas spécifiquement, mais pouvez-vous lui dire que (nom) l’appelle à propos de (sujet), merci.”
Exemple de script pour franchir un barrage téléphonique 8 : Allez droit au but
Parfois, il est préférable d'aller droit au but et d'être simple et concis :
“Bonjour (nom). C'est (nom). Pourrais-je parler à (nom du prospect) s'il vous plaît ? J'aimerais faire le suivi d'un email que je lui ai envoyé en début de semaine, merci.”
Évitez les barrages téléphoniques grâce aux numéros de Cognism
La meilleure façon de franchir le barrage standard ? Avoir les numéros de portable directs de vos prospects. 💁♀️
Plus vous disposez d'une base de données B2B fiable, avec les numéros de téléphone mobile de vos prospects, moins vous aurez à interagir avec les standards et à passer outre les barrages téléphoniques.
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