So nutzen Sie ChatGPT im Vertrieb: Prompts & Best Practices

ChatGPT ist derzeit in aller Munde. Und auch in B2B-Vertriebsteams stellt sich immer häufiger die Frage:

Wie können wir KI gezielt einsetzen, um unsere Arbeit schneller, effizienter und letztlich erfolgreicher zu machen?

Fest steht: Moderne Sales-Teams stehen unter Druck. Sie müssen in kürzester Zeit relevante Informationen finden, Kunden individuell ansprechen und dabei möglichst produktiv arbeiten.

ChatGPT und andere KI-Tools bieten für verschiedenste Use Cases Möglichkeiten, Produktivität zu steigern und alltägliche Workflows effizienter zu gestalten – vom ersten Kundenkontakt bis hin zur Angebotsverhandlung.

Aber: Viele Teams nutzen das Potenzial noch nicht. Denn abgesehen von klassischen Textgenerierungen oder Chatfunktionen sind konkrete Anwendungsfälle im Vertrieb nach wie vor selten. 

Woran liegt’s? Oft daran, dass man verstehen muss, dass KI nicht per Knopfdruck komplexe Sales-Aufgaben lösen kann. Es braucht Struktur, Vorbereitung und die richtigen Prompts.

In diesem Blog zeigen wir Ihnen, wie Sie ChatGPT Schritt für Schritt in Ihre Vertriebsprozesse integrieren. Praxisnah, konkret und auf den B2B-Alltag zugeschnitten.

Hier erfahren Sie:

• Wie ChatGPT funktioniert und Ihren Vertriebsprozess unterstützt
• Wie Sie ChatGPT reibungslos ins Team integrieren
• Welche Prompts am meisten Wirkung zeigen – von Gesprächseinstieg bis Abschluss

Wie funktioniert ChatGPT?

ChatGPT ist ein KI-gestützter Chatbot, der mithilfe von Deep Learning menschenähnliche Antworten als Reaktion auf Eingaben von Benutzern generiert.

Das System wurde mit über 570 Gigabyte an Daten trainiert, darunter Bücher, Webseiten und viele weitere Quellen. Daher verfügt es über ein breites Wissen und vielseitige Einsatzmöglichkeiten.

Was ChatGPT alles kann? Zum Beispiel Code schreiben, Inhalte (oder sogar Bilder) generieren und Daten analysieren.

Die wahre Stärke liegt jedoch in ChatGPTs Fähigkeit, intelligente und menschenähnliche Gespräche zu führen.

Laut OpenAI wurde ChatGPT mithilfe von „Reinforcement Learning from Human Feedback (RLHF)“ trainiert – also durch menschliches Feedback. Es kann Fehler zugeben, falsche Annahmen hinterfragen, Rückfragen stellen und auch Anfragen ablehnen.

Das Einzige, was es (noch) nicht kann? Gefühle zeigen. 

Warum sich ChatGPT trotzdem perfekt für den Vertrieb eignet? Das erfahren Sie jetzt 👇

Welche Vorteile bietet ChatGPT für Sales Teams?

Wir können die Vorteile von ChatGPT für B2B Vertriebsteams in zwei Worten zusammenfassen: 

Maximale Produktivität.

Teams, die ChatGPT gezielt einsetzen, arbeiten effizienter und erfolgreicher. Wer die Möglichkeiten KI von ignoriert, wird den Anschluss verlieren, so einfach ist das.

Werfen wir jetzt einen Blick auf konkrete Bereiche, in denen ChatGPT Sales Teams wirklich voranbringt 👇

Bessere Kundenansprache mit ChatGPT

Viele KI-Tools, vor allem Chatbots, sind dafür bekannt, vom Thema abzuschweifen, sich zu wiederholen oder generisch zu klingen.

Nicht so ChatGPT.

Die KI liefert menschenähnliche, kreative Antworten – weit über den üblichen Standard hinaus. Dank ihrer riesigen Wissensdatenbank kann sie sogar Informationen liefern, die über Ihre eigenen Ressourcen hinausgehen.

ChatGPT ist kein Tool für den direkten Kundenkontakt. Aber es kann Ihnen dabei helfen, Kundenkommunikation auf das nächste Level zu heben – ob beim Erstkontakt, Follow-up oder in der Angebotsphase. 

Hier ein paar Beispiele, wie Sie profitieren können:

• E-Mails & Cold-Call-Skripte: ChatGPT hilft, Inhalte schneller zu erstellen – individuell und auf den Kunden zugeschnitten.
• Lead Nurturing: Nutzen Sie die KI zum Brainstorming, um passende Maßnahmen zur Kundenbindung aus dem Kundenverhalten abzuleiten.
• FAQs & Einwände: Typische Fragen oder Einwände? ChatGPT liefert in Sekunden passende Texte, sodass Ihr Team mehr Zeit fürs Wesentliche hat.
• Angebotserstellung: ChatGPT kann nach der Analyse der Kundeninteraktionen auf die Bedürfnisse und Interessen der Kunden zugeschnittene Angebote erstellen. Dieser Grad an Personalisierung kann Ihnen helfen, Vertrauen zu Ihren Kunden aufzubauen, die Kundenbindung zu erhöhen und letztendlich erfolgreichere Verkaufsergebnisse zu erzielen.

Unterm Strich, KI-generierte Inhalte machen Ihren Vertriebsprozess effizienter, präziser und persönlicher.

Aber Achtung: Überprüfen Sie jede KI-generierten Nachricht, bevor sie an Kunden geht. Falsche Infos oder unpassende Tonalität können Ihrer Marke schaden.

Effizientere Leadgenerierung mit ChatGPT

ChatGPT ist ein wertvolles Tool im Leadgenerierungsprozess. Ob Werbetexte, E-Mails, LinkedIn-Nachrichten oder Social-Media-Posts, Inhalte lassen sich damit schnell, effektiv und personalisiert erstellen.

Aber wussten Sie, dass ChatGPT auch Leads qualifizieren und Kundenverhalten analysieren kann?

Genau hier entfaltet es sein volles Potenzial.

Denn: ChatGPT kann große Datenmengen auswerten. das hat z. B. Analytics Vidhya gezeigt.
Warum also nicht eigene Kundendaten hochladen (sauber strukturiert natürlich) und gezielt nach Insights fragen?

Beispiele für smarte Prompts:

• Welche Erkenntnisse lassen sich im Hinblick auf die Conversion Rate ableiten?
• Was haben unsere Kunden mit besonders hohem CLV gemeinsam?
• Gibt es auffällige Ausnahmen im Datensatz?

Schnelleres Reporting

ChatGPT kann verschiedene Aufgaben im Reporting automatisieren z. B. die Datenanalyse und die Formatierung von Inhalten.

Mit Zugriff auf Ihre Unternehmensdaten und Reporting-Tools kann ChatGPT Trends und Muster erkennen, etwa in den Bereichen Website-Nutzung, Demografie oder Conversion Rates, und daraus umsetzbare Empfehlungen für Vertriebsberichte ableiten.

So geht’s:

1. Definieren Sie klare Ziele für Ihre Auswertung
2. Strukturieren Sie Ihre Daten verständlich und sauber
3. Stellen Sie gezielte Fragen

„Wie hat sich unsere Conversion Rate in den letzten vier Monaten verändert?“

Wichtig: Prüfen Sie alle generierten Inhalte sorgfältig und ergänzen Sie Ihre eigene Erfahrung und den Business-Kontext. Die KI liefert wertvolle Unterstützung, aber sollte nicht alleine entscheiden.

Sie können ChatGPT auch bitten, eine kompakte Executive Summary zu schreiben – z. B. zu den aktuellen Vertriebsaktivitäten.

👉 Schon ein einziger gut formulierter Prompt liefert ein solides Reporting-Template. Sie fügen nur noch Ihre Metriken ein.

Wie integrieren Sie ChatGPT in Ihren Vertriebsprozess?

Jetzt kennen Sie die Vorteile von ChatGPT für Ihre Leadgenerierung, aber wie setzen Sie es konkret im Vertrieb ein, um effizienter zu arbeiten?

Die Entwicklung einer erfolgreichen ChatGPT-Vertriebsstrategie beginnt mit einer ehrlichen Analyse. Jede Organisation hat andere Anforderungen und genau daran muss sich der Einsatz von KI orientieren.

Für eine erfolgreiche Integration empfehlen wir diese fünf Schritte 👇

1. Rolle und Einsatzbereiche von ChatGPT definieren

Wofür möchten Sie ChatGPT konkret nutzen? Zur Kundenansprache? Für Leadgenerierung? Oder als Sales-Assistenz im Hintergrund?

Um diese Frage zu beantworten, brauchen Sie ein klares Bild Ihres Vertriebsprozesses:
Wo gibt es Engpässe? Wo wird zu viel Zeit investiert, oder zu wenig?

Ihr CRM (ob für Enterprise, KMU oder Start-up) liefert hier wertvolle Hinweise. Dort finden Sie Metriken und Analysen, die Ihnen zeigen, wo Potenzial verschenkt wird.

Dann können Sie gezielt überlegen, wo ChatGPT den größten Mehrwert bieten kann.

Zum Beispiel:

• Personalisierte Produktempfehlungen generieren
• Sales-Daten analysieren
• Kundenverhalten analysieren

Wenn klar ist, welche Rolle ChatGPT übernehmen soll, geht’s zum nächsten Schritt👇

2. Das richtige ChatGPT-basierte Tool für Ihre Vertriebsanforderungen finden

Obwohl ChatGPT noch recht neu ist, gibt es bereits viele nützliche Erweiterungen und Add-ons, speziell für Sales-Teams.

Ein Beispiel: WebChatGPT ermöglicht es, ChatGPT-Antworten mit aktuellen Web-Ergebnissen abzugleichen. Ein wertvolles Add-on, um die Qualität und Richtigkeit Ihrer KI-Ausgaben zu sichern.

Darüber hinaus existieren Tools, mit denen Sie Chatverläufe als PDF exportieren, ChatGPT in SMS-Kampagnen einbinden oder sogar automatisiert auf Tweets antworten können.

Sie möchten noch mehr Kontrolle? Dann können Sie sich auch ein eigenes ChatGPT-Tool bauen.

Welche Art von KI-Tool Sie benötigen, hängt ganz von Ihrem Use Case ab, z. B.:

• Kunden-Chatbot
• Analyse-Assistenz
• KI-Texter für Social Media oder Ads

Ein Beispiel aus der Leadgenerierung: Ein Chatbot auf ChatGPT-Basis kann Website-Besucher vom ersten Klick aktiv mit einbinden oder Sie können das Tool nutzen, um Ad-Copies oder Social-Posts zu generieren.

Wichtig: Trainieren Sie das Modell mit Informationen über Ihre Zielgruppe und Ihr Produkt und passen Sie den Ton an Ihre Markenstimme an. Ist Ihr Stil locker und gesprächig? Dann sollte das auch die KI widerspiegeln.

3. Trainieren Sie Ihr Sales Team

Der nächste Schritt: Trainieren Sie Ihr Team im Umgang mit ChatGPT.

Denn nur mit dem richtigen Know-how kann die KI ihr volles Potenzial im Vertrieb entfalten. Sie sollten folgende Themen abdecken:

• Wie ChatGPT in Kundengesprächen eingesetzt werden kann
• Wie KI bei der Leadgenerierung helfen kann
• Wie ChatGPT Produktinformationen und Support liefern kann

Wenn Sie über die entsprechenden Ressourcen verfügen und zusätzliche Unterstützung bieten möchten, können Sie auch einen Schritt weiter gehen. Zum Beispiel mit einer eigenen App auf ChatGPT-Basis, die Sales Calls mitverfolgt und in Echtzeit Antworten liefert (ChatSuggest ist hier ein gutes Beispiel).

Aber: Wenn Ihr Team ChatGPT während eines Live-Calls nutzt, muss das möglichst unauffällig passieren.

Stellen Sie sich vor: Ein potenzieller Kunde stellt eine Frage und es herrscht unangenehme Stille, weil ChatGPT erst antworten muss. Ein No-Go!

Und: Niemals ungeprüfte Antworten von ChatGPT direkt übernehmen. Falsche Informationen schaden nicht nur dem Vertrauen, sondern auch Ihrer Marke.

KI ist ein starkes Werkzeug. Aber menschliches Urteilsvermögen bleibt im Vertrieb unverzichtbar.

4. ChatGPT mit Ihren Sales Daten trainieren

Damit ChatGPT präzise und wirkungsvoll arbeiten kann, sollten Sie es mit Ihren eigenen Vertriebsdaten trainieren.

Durch die Analyse vergangener Kundeninteraktionen kann ChatGPT deutlich gezielter und relevanter antworten, passend zu Ihrem Produkt, Ihrer Zielgruppe und Ihrem Tonfall.

So sorgen Sie für einheitliche Kommunikation, starke Personalisierung, eine Markenstimme, die sich durchzieht.

Denn so leistungsstark die KI auch ist: Um in Ihrem Sinne zu arbeiten, muss sie erst lernen, wie Ihre Kunden ticken und wie Ihre Marke kommuniziert. Mit dem richtigen Input wird es zu einem vertrauenswürdigen Partner im Vertrieb.

5. Den menschlichen Faktor nicht vergessen 

Ein Hinweis für alle Sales Manager: KI wie ChatGPT sollte Ihre Sales-Prozesse unterstützen, nicht ersetzen.

Sobald Sie und Ihr Team ChatGPT nutzen, gilt: Verlassen Sie sich nicht blind darauf. Nicht alles lässt sich automatisieren, gerade bei komplexeren Anfragen ist der persönliche Kontakt entscheidend.

Das kann ganz einfach sein: Bieten Sie eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse für den persönlichen Kontakt an, wenn jemand Unterstützung braucht, die z.B. ein Chatbot nicht leisten kann.

Und: Wenn ChatGPT an seine Grenzen stößt, muss die Anfrage immer an einen qualifizierten Vertriebler weitergeleitet werden.

Was sind die besten ChatGPT-Prompts für Sales?

Jetzt kommt der Teil, auf den alle gewartet haben: Praxiserprobte Prompts für den Vertriebsalltag, die Top-B2B-Seller selbst nutzen:

Morgan J Ingram (Creative Advisor bei Cognism) und Jed Marhle (Gründer von Practical Prospecting) teilen ihre besten ChatGPT-Prompts für den B2B-Vertrieb 👇

1. Erfolgreiche E-Mails analysieren und wiederverwenden

Der erste Schritt: Identifizieren Sie Ihre erfolgreichste Vertriebs-E-Mail oder LinkedIn-Nachricht. Dann lassen Sie ChatGPT diese Nachricht analysieren, in Bezug auf Tonfall, Länge und Stil.

👉 Beispiel-Prompt:

Welchen Zweck hat die Verwendung von ChatGPT für Vertriebs-E-Mails? Cognism Creative Advisor Morgan J Ingram bringt es auf den Punkt:

„Die Idee ist, ChatGPT dazu zu bringen, den Stil und die Tonalität der E-Mail zu replizieren, damit Sie Ihre Akquise beschleunigen und bessere Ergebnisse erzielen können.“

ChatGPT unterzieht Ihre E-Mail einer psychologischen Analyse:

• Wie lang ist sie?
• Wie ist die Formulierung?
• Welche Tonalität hat sie?
• Wieso würde jemand auf diese E-Mail antworten?

Sobald ChatGPT damit fertig ist, sollten Sie der KI mitteilen, das Ganze im Hinterkopf zu behalten.

Dann können Sie mit folgenden Prompts weiter machen:

Und anschließend:

So liefert Ihnen ChatGPT fünf E-Mails, optimiert auf Ihr Ideal Customer Profile (ICP) und exakt auf die Ziele Ihrer Zielgruppe abgestimmt.

Natürlich müssen Sie die Inhalte noch anpassen und finalisieren. Aber: 80 % der Arbeit hat ChatGPT bereits für Sie erledigt.

2.  Unternehmensrecherche automatisieren

Das hier ist einer von Jed Mahrles Lieblingsprompts. Und wir verstehen, warum.

Er erklärt:

„Überlegen Sie mal: Wenn Sie ein Unternehmen recherchieren, wonach genau suchen Sie eigentlich?

Sie können ChatGPT bitten, diese Punkte aufzulisten. Dann geben Sie die Beschreibung des Zielunternehmens ein und lassen die KI die gesamte Recherche für Sie übernehmen.“

 Der Prompt dazu lautet:

The input can simply be the company’s description from LinkedIn or the About page on its website.

Copy/paste it into ChatGPT along with the prompt.

Was Sie damit eigentlich tun: Sie lassen sich von ChatGPT drei Dinge liefern:

1. Wer ist der ideale Kunde des Zielunternehmens?
2. Welche Lösungen bietet das Unternehmen an?
3. Welche Jobtitel gehören zu ihrem ICP (Ideal Customer Profile)?

Warum das sinnvoll ist? Jed Mahrle erklärt:

„Das Wichtigste beim Schreiben von Sales-E-Mails ist, ein klares Warum für Ihre Ansprache zu haben.

Wenn Sie Dinge wie Mission, Zielgruppe und ICP Ihres Zielunternehmens erwähnen und mit Ihrem Nutzenversprechen verknüpfen, wirken Ihre E-Mails viel relevanter und präziser.“

Sie können den Prompt auch erweitern:

Mehrere Unternehmen eingeben – und sich die Ergebnisse als Excel-kompatible Tabelle ausgeben lassen.

Oder: ChatGPT direkt eine Serie von Sales-E-Mails auf Basis der Unternehmensrecherche schreiben lassen.

3. E-Mails aus Sicht Ihrer Zielpersona bewerten lassen

Morgan J Ingram erklärt diesen Prompt wie folgt:

„Bitten Sie ChatGPT, eine E-Mail aus der Perspektive Ihrer Zielperson (ICP) zu bewerten, inklusive einer Einschätzung, wie diese Person darauf reagieren könnte.“

So starten Sie:

Mit diesem Prompt erhalten Sie direktes Feedback zur Relevanz Ihrer Nachricht, aus Sicht Ihres idealen Zielkundens.

Dann gehts weiter mit:

Diese Informationen sind besonders hilfreich, wenn Sie Follow-ups zu Ihren Cold-E-Mail-Vorlagen planen.

ChatGPT im Vertrieb: Häufige Fragen

Morgan und Jed beantworten die wichtigsten Fragen rund um den Einsatz von ChatGPT im Sales 👇

Wie überprüft man die Genauigkeit der ChatGPT-Antworten?

Jed:

„Ich überpürfe die ersten paar Antworten zu einem bestimmten Prompt manuell. Ich lese die Angaben durch und schaue, ob alles passt.“

Ein Tipp zur Qualitätssicherung: Geben Sie ChatGPT konkrete Output-Beispiele mit.

„Wenn Sie der KI zeigen, wie das gewünschte Ergebnis aussehen soll, lernt sie, worauf es ankommt und liefert entsprechend bessere Antworten.“

Kann ChatGPT auch Fragen für Discovery-Calls generieren?

Morgan:

„Bitten Sie ChatGPT, sich wie Ihre Zielperson zu verhalten, und eine Liste von Fragen zu erstellen, die diese Person in einem Discovery Call stellen würde.“

Prompt:

Kann man ChatGPT zur Analyse von Cold Calls nutzen?

Ja, hier gibt es mehrere sinnvolle Einsatzmöglichkeiten.

Ähnlich wie bei Morgans Prompt zur E-Mail-Analyse kannst du deine Cold-Call-Skripte einfach in ChatGPT kopieren.

Bitte ChatGPT anschließend, die Rolle deiner Zielpersona einzunehmen, die Skripte zu analysieren und mögliche Antworten oder Einwände zu formulieren.

Jed liefert noch einen weiteren praktischen Prompt:

„Laden Sie Ihre erfolgreichsten Call-Transkripte herunter und fügen Sie sie in ChatGPT ein. Bitten Sie die KI, typische Keywords oder Pain Points herauszufiltern, die Ihre Zielgruppe im Gespräch nennt.“

Genau diese Formulierungen können Sie dann in Ihre E-Mails, LinkedIn-Nachrichten oder Follow-ups übernehmen. So sprechen Sie Ihre Zielgruppe genau so an, wie diese selbst spricht.

ChatGPT im Vertrieb: Unser Fazit

ChatGPT im Vertrieb einzusetzen, ist ein echter Gamechanger.

Wenn Sie die Technologie richtig integrieren, verbessern Sie:

• Ihre Kundenansprache
• Ihre Leadgenerierung
• Ihre Abschlussraten

Aber: Nur mit einer durchdachten Strategie entfaltet die KI ihr volles Potenzial.

Unsere Empfehlungen:

• Definieren Sie klar, wo KI Ihren Sales-Prozess unterstützen soll
• Schulen Sie Ihr Team im richtigen Umgang mit ChatGPT
• Analysieren und optimieren Sie die Ergebnisse regelmäßig
• Nutzen Sie gezielte Prompts, die wirklich bei Ihrer Zielgruppe ankommen

Tipp: Kombiniert mit Ihrem CRM und einem zuverlässigen B2B-Datenanbieter wie Cognism, wird ChatGPT zum Turbo für Ihre Vertriebsproduktivität – und hebt Ihr Outreach auf das nächste Level.