Jeder Vertriebsmitarbeiter kann durch effiziente Automatisierung von Vertriebsprozessen mindestens eine Stunde pro Tag einsparen.
Das Senden von Follow-Ups, die Online-Suche nach Leads, das Erstellen von Umsatzprognosen... diese kleinen Aufgaben summieren sich.
Und wenn alle im Vertriebsteam zu viel Zeit und Konzentration auf diese Aufgaben verlieren, werden aus verlorenen Minuten schnell verlorene Stunden.
Es gibt nur eine Möglichkeit, dieses Problem zu vermeiden: die Automatisierung möglichst vieler täglicher, manueller Aufgaben im Vertrieb.
In diesem Blog beschäftigen wir uns mit der Vertriebsautomatisierung und der dadurch gesteigerten Produktivität von Teams – um nicht nur den Umsatz zu erhöhen sondern auch eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit zu erreichen.
Bei der Sales Automation werden Software wie künstliche Intelligenz (KI) und andere digitale Tools eingesetzt, um manuelle, zeitaufwändige Vertriebsaufgaben zu rationalisieren und zu automatisieren. Sie hilft Managern und Vertriebsmitarbeitern, ihre täglichen Aufgaben besser zu organisieren.
Mit anderen Worten: Es geht darum, Teile Ihres Vertriebsprozesses an Softwareplattformen wie CRMs, KI-Sales-Tools und Tools zur Vertriebsautomatisierung auszulagern.
Zum Beispiel:
Viele SDRs automatisieren ihre Neukundenakquise mit einer Sales-Engagement-Software.
Mit einem solchen Tool können sie Templates für Ihre Kaltakquise erstellen, die automatisch personalisiert werden, wenn Sie eine Nachricht an einen Lead abschicken.
Auf diese Weise können sie 100 Nachrichten in der Zeit versenden, die früher für das Versenden einer einzigen Nachricht benötigt wurde.
Hier sind einige weitere Vertriebsaufgaben, die Sie automatisieren könnten:
Das Ziel der Automatisierung von Vertriebsprozessen besteht allerdings nicht darin, Ihre Sales Mitarbeiter zu ersetzen.
Schließlich basiert B2B-Sales auf Beziehungen und selbst die meisten Softwareprogramme können das nicht aufwiegen (einschließlich der fortschrittlichsten Tools in Sachen generative KI oder prädiktive KI).
Ziel der Automatisierung ist es aber, den Arbeitsaufwand im Alltag Ihres Sales Teams zu reduzieren, damit mehr Zeit für die Kernaufgabe bleibt: den Verkauf an potenzielle Kunden.
Soweit zur Theorie!
Und wie sieht es in der Praxis aus?
Um Ihren Vertriebsprozess entlang des Sales Funnels zu automatisieren, ist es ratsam folgende Schritte zu befolgen:
Im Folgenden gehen wir näher auf jeden Schritt ein.
Der erste Schritt bei der Automatisierung von Verkaufsprozessen besteht darin, ein bis zwei Aufgaben zu finden, die am zeitaufwändigsten sind und sich am einfachsten automatisieren lassen.
Hier sind einige Möglichkeiten, diese Aufgaben zu finden:
Gehen Sie jede Aktivität in Ihrem Sales Prozess durch, von der Lead Generierung bis zum Abschluss, und identifizieren Sie die sich wiederholenden.
Befragen Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter oder führen Sie Umfragen durch. Fragen Sie sie, ob es Aspekte in Ihrem Workflow gibt, die automatisiert werden sollten.
Eine schnelle Google-Suche liefert Dutzende Artikel zur Automatisierung von Vertriebs- und Auftragsmanagement. Fragen Sie Ihre Kollegen, welche Aufgaben sie bereits automatisieren, wie sie es tun und welchen ROI sie erzielen.
Welche Aufgaben könnten in Ihrem CRM und anderen Tools automatisiert ablaufen?
Es ist sinnvoll, dort anzufangen, bevor man in neue Sales Automation Tools investiert.
Überfordern Sie sich nicht mit dem Versuch, alles sofort zu automatisieren. Beginnen Sie mit den wichtigsten Aufgaben Ihres Teams und folgen Sie dem unten beschriebenen Automatisierungsprozess.
Konzentrieren Sie sich jeweils auf eine Automatisierung. Dadurch lässt sich Ihre Automatisierungsstrategie wesentlich einfacher implementieren.
Wenn Ihr Tech-Stack bereits über die Automatisierungsfunktionen verfügt, ist das umso besser!
Befolgen Sie die Anweisungen des Tools und richten Sie Ihre ersten Automatisierungen ein.
Es gibt verschiedene Arten von Tools zur Vertriebsautomatisierung, die verschiedene Bereiche des typischen Vertriebs- und Auftragsmanagements, sowie entlang des Sales Funnels abdecken:
Die Akquise von potenziellen Kunden ist zeitaufwändig. Vertriebsmitarbeiter müssen recherchieren, potenzielle Kunden ausfindig machen und kontaktieren. Anschließend müssen alle Daten erfasst werden.
Sind Sie neugierig darauf, wie Cognism beim Prospecting helfen kann?
Dann sehen Sie unter Tool in dieser Produkttour in Aktion! 👇
Mithilfe einer Lead-Management-Software wie Chili Piper können Sie eingehende Leads automatisch bewerten, weiterleiten und Termine mit ihnen vereinbaren.
Vertrieb ist mehr als nur Cold Calling!
Dank automatisierter E-Mail Sequenzen sparen sich Vertriebsteams manuelle Follow-ups – und Sales Reps müssen sich nicht mehr selbst daran erinnern, Leads genau im richtigen Moment mit passenden Inhalten zu versorgen.
Tools wie Brevo ermöglichen es, E-Mail Sequenzen im Voraus zu planen, sodass kein Lead mehr verloren gehr.
CRMs bieten Deal-Tracking, automatisierte Follow-ups und andere Funktionen zur Handhabung von Aufgaben, die einen potenziellen Kunden durch die Pipeline bewegen.
Je besser Vertrieb und Marketing aufeinander abgestimmt sind, desto besser können Sie Umsatz generieren.
Durch die Automatisierung des Vertriebsmanagements mit Tools wie Asana können Sie Kampagnen überwachen, wertvolle Kundeneinblicke speichern und Aufgaben automatisieren, um alle auf dem Laufenden zu halten.
Achten Sie bei der Suche nach Tools zur Vertriebsautomatisierung darauf, dass es sich um integrierte Plattformen handelt, die sie sich in den Rest Ihres Tech-Stacks und Ihrer Datenbanken integrieren lassen.
So können Aktionen in einem Tool automatisch Prozesse in einem anderen auslösen.
Beispiel:
Ein Lead, der auf Ihr E-Mail Marketing antwortet, kann in Ihrer Sales Engagement Plattform eine Erinnerung und ein Call to Action auslösen, dem Lead eine Follow-Up E-Mail zu senden.
Speichern Sie alle Ihre B2B-Daten teamübergreifend einheitlich. So stellen Sie sicher, dass jeder, der Ihre Sales Automation Tools und Marketing Automation Plattform nutzt, die besten Vertriebs- oder Marketingentscheidungen treffen kann.
Es empfiehlt sich, zu überprüfen, ob alle Ihre Daten korrekt und DSGVO-konform sind. Nutzen Sie einen Anbieter von Sales Intelligence wie Cognism, der CRM-Anreicherungsfunktionen umfasst, um Genauigkeit und Konformität sicherzustellen.
Simpleshow konnte so ihre Pipeline für die DACH-Region enorm steigern👇
Zeigen Sie Ihrem Vertriebsteam, wie es die Automatisierung für seine jeweiligen Accounts einrichtet. Wenn das Produkt oder die Dienstleistung Video-Tutorials oder Kurse anbietet, senden Sie diese an Ihre Vertriebsmitarbeiter.
Für viele Sales Automation Tools kann der Administrator eine teamweite Automatisierung einrichten, sodass dieser Arbeitsschritt für den einzelnen Mitarbeiter entfällt.
Halten Sie unabhängig davon ein Meeting ab, um den neu automatisierten Verkaufsprozess zu erläutern. Erklären Sie Ihren Vertriebsmitarbeitern, wie die Automatisierung ihre tägliche Arbeit verbessern wird.
Besprechen Sie in diesem Meeting, wie Ihre Vertriebsmitarbeiter von der Änderung profitieren und wie sie sich auf Aktivitäten mit hoher Priorität konzentrieren können.
Sie werden bewährte Verfahren zur Vertriebsautomatisierung übernehmen, wenn sie feststellen, wie nützlich diese sind.
Behalten Sie anschließend Ihre Prozesse und Ihren Tech Stack im Auge. Halten Sie Ausschau nach weiteren Aufgaben, die Sie automatisieren können.
Durch Sales Automation können Sie alle Ihre Vertriebsbemühungen beschleunigen und verbessern, von der Lead Generierung bis zur Vertragsverhandlung.
Hier sind vier Gründe, warum Tools zur Sales Automation ein Geschenk für B2B-Vertriebsleiter und ihre Teams sind:
Vertriebsmitarbeiter müssen weniger sich wiederholende Aufgaben erledigen und können jeden Tag mehr wichtige Arbeit erledigen.
Durch Automatisierung können die Mitarbeiter in kürzerer Zeit mehr erledigen, was zwangsläufig zu mehr Anrufen und Besprechungszeiten sowie mehr abgeschlossenen Geschäften führt.
Durch die Automatisierung im Vertrieb werden Standardverfahren und bewährte Methoden durchgesetzt, sodass sie für neue Vertriebsmitarbeiter leicht verständlich sind.
Natürlich hängt die Wirkung der Automatisierung davon ab, wie Sie und Ihr Vertriebsteam die neu gewonnene Zeit nutzen.
Einige Ideen:
Anwendungen zur Automatisierung sind nicht dasselbe wie CRMs.
CRM (Customer Relationship Management) und Vertriebsautomatisierung sind für die Verwaltung von Kundenbeziehungen und die Steigerung der Vertriebseffizienz unerlässlich. Sie dienen jedoch leicht unterschiedlichen Zwecken und haben unterschiedliche Funktionalitäten.
CRM-Automatisierung ist ein umfassender Begriff, der verschiedene Aktivitäten zur Verwaltung von Kundeninteraktionen und -beziehungen umfasst. Dazu gehören:
Vertriebs-, Marketing- und Customer Success -Teams verwenden in der Regel CRM-Systeme, um die Customer Journey entlang des Sales Funnels zu verbessern und das Umsatzwachstum voranzutreiben.
Bei der Vertriebsautomatisierung hingegen liegt der Schwerpunkt explizit auf der Rationalisierung und Automatisierung vertriebsbezogener Aufgaben wie Lead Generierung, E-Mail-Outreach, Follow-ups und Reporting.
Tools zur Vertriebsautomatisierung nutzen KI und maschinelles Lernen, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, sodass sich Vertriebsmitarbeiter auf den Aufbau von Beziehungen und den Abschluss von Geschäften konzentrieren können.
Zusammenfassend:
Ein CRM ist ein umfassendes Tool zum abteilungsübergreifenden Management des Kundenerlebnisses, während die Automatisierung von Verkaufsprozessen speziell auf die Steigerung von Effizienz und Produktivität der Verkaufsprozesse abzielt.
Beide sind für eine erfolgreiche Verkaufsstrategie von wesentlicher Bedeutung, erfüllen jedoch unterschiedliche Funktionen.
Der Sales Funnel besteht aus vielen Verwaltungsaufgaben in Sachen Vertriebs- und Auftragsmanagement – deshalb schwören Unternehmen auf Plattformen zur Sales-Automatisierung!
Hier sind einige beliebte Beispiele für Aktivitäten, die durch Automatisierung rationalisiert werden:
Das manuelle Erstellen von Zielkundenlisten mit hochwertigen Leads nimmt viel Zeit in Anspruch.
Sie wissen, wie zeitaufwändig diese Aufgaben sind:
Und oft zahlen sich Ihre Bemühungen nicht einmal aus.
Denn häufig handelt es sich bei den Telefonnummern lediglich um Festnetznummern – heute erreichen Sie Ansprechpersonen meist besser über Mobilnummern.
Aus diesem Grund verwenden so viele B2B-Teams ein Sales-Intelligence-Tool, um manuelle Aufgaben wie den Prozess zum Erstellen von Lead-Listen zu automatisieren (Smart Lists).
Schließlich sind qualitativ hochwertige Daten das Erste, was Sie benötigen, bevor Sie erfolgreich automatisieren können – und hier kommt ein Tool wie Cognism ins Spiel.
Protolabs hat sich mit Cognism zusammengetan, um seinen Lead-Generierungsprozess und die Erstellung von Smart Lists zu automatisieren – und die Ergebnisse waren erstaunlich! 👇
Auch wenn das nicht das aufregendste Beispiel für Sales Automation Tools ist – Benachrichtigungen und Erinnerungen sorgen dafür, dass Sie nie vergessen, einen Vertrag zu senden oder an einer Demo teilzunehmen.
So verhindern Sie Flüchtigkeitsfehler, die einem Deal schaden könnten, und sorgen dafür, dass Sie keinen Arbeitsschritt übersehen.
Fast jedes Tool in Ihrem Vertriebsprozess sollte über eine Benachrichtigungsautomatisierung verfügen. Die 30-minütige Benachrichtigung von Google Kalender für einen bevorstehenden Sales-Call ist ein gutes Beispiel.
Bei den meisten Technologien zur Vertriebsautomatisierung können Sie auswählen, wie Sie Ihre Benachrichtigungen erhalten möchten, ob per E-Mail oder SMS.
Machen Sie das Beste daraus! Nutzen Sie Ihr Gedächtnis oder Ihren E-Mail-Kalender für wichtigere Dinge.
Vertriebsmitarbeiter verwenden Sales-Engagement-Software, um Aufgaben der Kaltakquise per E-Mail zu automatisieren, beispielsweise Personalisierung, Sequenzierung und Massenversand von E-Mails.
Zum Beispiel:
Mit einem Sales Automation Tool wie Outreach können Sie eine Vorlage für Kaltakquise-E-Mails mit offenen Feldern für Angaben wie {Leadname} oder {Firmenname} erstellen. Diese werden dann automatisch mit Informationen aus Ihrem CRM ausgefüllt.
Auf diese Weise können Sie mit nur einem Klick Kaltakquise E-Mails an Hunderte von Leads senden.
Wenn Sie E-Mail Sequenzen versenden , verfolgt das Tool den Standort jedes Leads und benachrichtigt Sie, wenn Sie bei der nächsten E-Mail auf „Senden“ klicken müssen.
Dank der Fortschritte in Sache generative KI bieten viele E-Mail-Tools jetzt einen KI-Schreibassistenten, der Nachrichtentexte basierend auf Ihren Eingabeaufforderungen und Daten zu Ihrem Produkt, Ihrer Markenstimme und Ihrer Zielgruppe erstellt.
Mithilfe von CRM- und Lead-Management- Software können Sie Lead-Scoring-Modelle und Routing-Regeln erstellen, die qualifizierte Leads automatisch an den idealen Verkäufer in Ihrem Team senden.
Sie müssen keine Zeit mehr damit verschwenden, das Qualifikationsniveau eines Leads zu beurteilen, den richtigen Ansprechpartner für die Stelle zu finden und ihm anschließend die Informationen per E-Mail zuzusenden. Nutzen Sie ein leistungsstarkes Tool, das diese Arbeit für Sie automatisiert!
Dadurch wird Ihr Lead-Generierungsprozess optimiert und die Erfahrung Ihrer Leads verbessert.
Zum Beispiel:
Mit der automatischen Weiterleitung können Sie alle Leads, die an einer bestimmten Produktlinie interessiert sind, an den Vertreter mit der größten Fachkompetenz weiterleiten.
Auf diese Weise liegt der Lead sofort in den Händen der besten Person, um Einwände zu entkräften, Fragen zu beantworten und hoffentlich den Deal abzuschließen!
Die meisten CRMs verfügen über eine automatisierte Berichtsfunktion.
Geben Sie an, welche Kennzahlen verfolgt werden sollen und wie oft Sie die Berichte erhalten möchten. Die Berichte werden dann automatisch jeden Monat, jedes Quartal oder jedes Jahr erstellt und an Sie gesendet.
Dies erspart Ihnen die Mühe, selbst benutzerdefinierte Berichte erstellen zu müssen. Der Prozess wird beschleunigt, sodass Ihr Team mehr Zeit hat, die Informationen zu verarbeiten und entsprechend zu handeln.
Einige Vertriebstools liefern Ihnen sogar KI-gestützte Empfehlungen zur Verbesserung Ihres Prozesses, Ihrer Kaltakquise-Strategie oder was auch immer Sie sonst im System überwachen.
Zum Beispiel:
Gong ist ein hervorragendes Tool für Sales Automation. Es verfolgt jeden Anruf Ihrer Mitarbeiter, identifiziert erfolgreiche Taktiken und Formulierungen und unterbreitet anschließend Verbesserungsvorschläge für zukünftige Anrufe.
Durch diese Automatisierung können sich Manager auf die Lehre und Schulung konzentrieren, anstatt Anrufe zu analysieren.
Um mit der Vertriebsautomatisierung zu beginnen, empfehlen wir die Automatisierung einer Aufgabe mit hohem ROI.
Wählen Sie eine Aufgabe, die:
Richten Sie dann die Automatisierung ein und sammeln Sie Feedback von Ihren Mitarbeitenden zum Fortschritt.
Von dort aus können Sie mit der Sales Automation des restlichen Sales-Playbooks fortfahren.
Sie sind in einer führenden Sales Position und Ihr Team hat Schwierigkeiten, seine Ziele zu erreichen?
Dann kann Cognism folgendes für Sie tun:
Sprechen Sie noch heute mit unserem Team und lassen Sie ineffektive, zeitraubende Sales Prozesse hinter sich.👇